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Fetch All Library Item Count And Details In SharePoint Online

Overview

 
In this blog we will use PnP PowerShell and fetch item count and item details for all the libraries in the SharePoint online tenant.
 
Pre-Requisite
 
PnP PowerShell should be installed. If not please install it using the below command for Windows 10 users or use this link for installation
 
Install-Module SharePointPnPPowerShellOnline -Scope CurrentUser
 
Script
 
Save the below PS script on your local Path. Run it from your Windows PowerShell ISE.
 
Inputs which will be required :
  1. Credentials - Use Tenant Admin credentials when prompted for credentials
  2. Tenant Admin URL - Please enter admin site collection URL it would be in the format https://<<tenantname>>-admin.sharepoint.com
Output
 
Two files will be created in the same directory where the PowerShell script is present
  1. ItemCount.Csv - List of all libraries with file count
  2. ItemsDetail.Csv - List of all the files in the library with their name
    1. # Input Parameters  
    2. $credentials = Get - Credential  
    3. $URL = Read - Host - Prompt 'Please enter admin site collection URL it would be in the format https://<<tenantname>>-admin.sharepoint.com'  
    4. # Connect to SharePoint Online  
    5. Connect - PnPOnline - Url $URL - Credentials $credentials  
    6. # Get the site collections  
    7. $siteColl = Get - PnPTenantSite  
    8. # Loop through the site collections  
    9. foreach($site in $siteColl) {  
    10.     write - host - ForegroundColor Green "Getting Data from site: "  
    11.     $site.Url  
    12.     Connect - PnPOnline - Url $site.Url - Credentials $credentials  
    13.     #Get all document libraries - Exclude Hidden Libraries  
    14.     $DocumentLibraries = Get - PnPList | Where - Object {  
    15.         $_.BaseTemplate - eq 101 - and $_.Hidden - eq $false  
    16.     }  
    17.     #Or $_.BaseType - eq "DocumentLibrary"  
    18.     #Get Document Libraries Name, Default URL and Number of Items  
    19.     $DocumentLibraries | Select Title, DefaultViewURL, ItemCount | Export - Csv - Path.\ItemCount.Csv - Append  
    20.     ForEach($DocumentLibrary in $DocumentLibraries) {  
    21.         #Get All Files from the document library - In batches of 500  
    22.         $ListItems = Get - PnPListItem - List $DocumentLibrary.Title - PageSize 500 | Where {  
    23.             $_["FileLeafRef"] - like "*.*"  
    24.         }  
    25.         $DocumentsData = @()  
    26.         ForEach($Item in $ListItems) {  
    27.             #Collect Documents Data  
    28.             $DocumentsData += New - Object PSObject - Property @ {  
    29.                 FileName = $Item.FieldValues['FileLeafRef']  
    30.                 FileURL = $Item.FieldValues['FileRef']  
    31.             }  
    32.         }  
    33.         $DocumentsData | Export - Csv - Path.\ItemsDetail.Csv - Append  
    34.     }  
    35.     $Subsites = Get - PnPSubWebs - Recurse  
    36.     $Subsiteurl = $site.Url - split "/"  
    37.     ForEach($Subsite in $Subsites) {  
    38.         $FinalSubsiteurl = "https://" + $Subsiteurl[2] + $Subsite.ServerRelativeUrl  
    39.         write - host - ForegroundColor Green "Getting Data from site: "  
    40.         $FinalSubsiteurl  
    41.         Connect - PnPOnline - Url $FinalSubsiteurl - Credentials $credentials  
    42.         #Get all document libraries - Exclude Hidden Libraries  
    43.         $DocumentLibraries = Get - PnPList | Where - Object {  
    44.             $_.BaseTemplate - eq 101 - and $_.Hidden - eq $false  
    45.         }  
    46.         #Or $_.BaseType - eq "DocumentLibrary"  
    47.         #Get Document Libraries Name, Default URL and Number of Items  
    48.         $DocumentLibraries | Select Title, DefaultViewURL, ItemCount | Export - Csv - Path.\ItemCount.Csv - Append  
    49.         ForEach($DocumentLibrary in $DocumentLibraries) {  
    50.             #Get All Files from the document library - In batches of 500  
    51.             $ListItems = Get - PnPListItem - List $DocumentLibrary.Title - PageSize 500 | Where {  
    52.                 $_["FileLeafRef"] - like "*.*"  
    53.             }  
    54.             $DocumentsData = @()  
    55.             ForEach($Item in $ListItems) {  
    56.                 #Collect Documents Data  
    57.                 $DocumentsData += New - Object PSObject - Property @ {  
    58.                     FileName = $Item.FieldValues['FileLeafRef']  
    59.                     FileURL = $Item.FieldValues['FileRef']  
    60.                 }  
    61.             }  
    62.             $DocumentsData | Export - Csv - Path.\ItemsDetail.Csv - Append  
    63.         }  
    64.     }  
    65. }